Cristian Ramírez, partner de Atlas Value Management México recoge en este artículos los siete puntos clave que permiten reducir el nivel de exposición a situaciones no éticas o indebidas
La madurez empresarial se mide más en la prevención que en la reacción. Desde la consultora llegamos a esta afirmación tras años de experiencia viendo como día a día se presentan situaciones que ponen a prueba la integridad de los equipos y la solidez de los valores corporativos. Estamos hablando de fraudes, sobornos, conflictos de intereses o cualquier otra práctica que transgrede los códigos éticos y no solo tienen un impacto económico, sino que también erosionan la confianza y la reputación. Identificar estas conductas indebidas es solo el primer paso; lo verdaderamente relevante es entender cómo se gestionan y qué medidas se adoptan para cerrar las brechas que permiten que ocurran.
Hablando de situaciones de fraude, soborno, conflictos de interés, y sin llegar a generalizar, es habitual en las empresas quedarse a mitad del camino cuando identifican situaciones que conllevan una afectación económica o conducta indebida en el entorno de sus operaciones y actividades.
En la etapa de la toma de decisiones, se despide o amonesta al colaborador, se deja de operar con terceros o se inicia un proceso legal. Sin embargo, se olvidan o simplemente no es prioridad, fortalecer los mecanismos de control para evitar o reducir situaciones similares y simplemente continúan teniendo la existencia de tales conductas que no se resuelven.
Es por ello que recomendamos que tanto los accionistas como la alta dirección fijen una postura de “cero tolerancia” e incrementen e incentiven los valores éticos organizacionales. Al respecto, a continuación mencionamos siete puntos clave, que permiten reducir el nivel de exposición a situaciones no éticas o indebidas.
Entorno de control
Desde los niveles más altos deben estar comprometidos y poner el ejemplo sobre los valores éticos que tiene que cumplir cualquier persona que colabore dentro de la organización y cualquier externo que desee tener relaciones comerciales. La ausencia de este compromiso se percibe como incertidumbre, confusión y “aquí todo se puede hacer” sin que exista alguna acción correctiva.
Evaluaciones de riesgos
Tener identificado las partes vulnerables dentro de las actividades de una empresa donde pueden existir conductas indebidas es una parte fundamental y la llave para la creación de programas de cumplimiento eficaces. De lo contrario, se corre el riesgo de no disponer de mecanismos de control efectivos para reducir dicha exposición.
Mejoras o creación de políticas, protocolos, manuales y procedimientos claros, definidos y entendibles sobre las conductas no éticas que están prohibidas
Las políticas o protocolos son creados para tener una definición clara de las actividades y responsabilidades a las que se están sujetas ya sea interna o externamente y no para “saltarse” o “violar” tales disposiciones. En general, estas actividades que se definen permiten tener una estandarización de tareas, optimización de recursos, reducir riesgos y crear una cultura de responsabilidad, de transparencia e integridad.
Diagnósticos o implementación de programas de cumplimiento
Por citar algunos ejemplos, los programas antifraude o anticorrupción están diseñados para tener identificadas y definidas las acciones preventivas y de respuesta ante los riesgos relacionados con la materia evaluada. Dicha identificación permitirá conocer el entorno de control actual, los riesgos a los que se encuentra expuesta la organización, las actividades de control, políticas y procedimientos bien definidos de debida diligencia, screening o evaluaciones reforzadas, políticas para evitar conflictos de interés, sistemas de auditoría y monitoreo, medidas disciplinarias, entre otros etc.
Creaciones de comités
La creación de comités permite facilitar la toma de decisiones ante circunstancias que requieren atención en las distintas actividades en una empresa. Existen diversos comités, como el de auditoría, compras y ética, por citar algunos ejemplos. Este último en términos generales, es aquel órgano colegiado que promueve, fomenta y establece criterios en temas de ética e integridad corporativa, entonces sus funciones y responsabilidades deberán estar alineados a su Programa de Ética e Integridad. Dicho comité podrá emitir sus recomendaciones y posibles resoluciones ante la identificación de actividades no éticas o de conflicto que han sido efectuados o reportados por sus colaboradores (un fraude, un soborno, un acoso, competencia desleal, un conflicto de interés) etc.
Implementación de mecanismos de denuncias
De acuerdo con numerosos reportes a nivel mundial, es uno de los principales mecanismos y en varios de ellos, el número uno, para la identificación de conductas indebidas. Dicho mecanismo permite alertar sobre situaciones que contravengan el código ético, políticas y procedimientos, entre otros y permite recabar las denuncias de lo que no es correcto. Dicha implementación conlleva diversas actividades, desde considerar el marco normativo actual y mejores prácticas para su gestión, hasta medidas de protección al denunciante, derechos humanos y de las víctimas, protocolos de investigación y sanciones.
Capacitación y difusión
Ninguna medida de control tiene sentido si las personas que forman parte de la organización —y, en ciertos casos, también los terceros relacionados— no reciben la formación adecuada. La capacitación y la difusión permiten que todos comprendan cómo deben conducirse y cómo prevenir situaciones que contravengan las disposiciones internas. Por ello, contar con programas de capacitación y comunicación claros y constantes es un aspecto fundamental que ninguna empresa debe pasar por alto.
