Es habitual hoy en día encontrarnos en las organizaciones ante un Programa de Transformación a gran escala, en los que siempre se tiene una firme intención de obtener los beneficios estratégicos y operativos planificados por el nuevo plan estratégico definido. Todo comienza con fuerza y entusiasmo, se comprometen todos los recursos necesarios, se asigna el presupuesto inicialmente requerido, el programa se aprueba y se lanza. Sin embargo, sin los procesos de control adecuados, el patrocinio continuo de alto nivel y las habilidades de gestión correctas, el programa puede verse comprometido rápidamente y los objetivos marcados pueden estar en riesgo.
El riesgo de no obtener los beneficios esperados es mucho más alto del que en un principio se suele tomar en consideración. Según estudios de Forrester y Gartner, las cifras son muy reveladoras y demuestran esta afirmación:
- 2 de cada 3 proyectos fracasan y no alcanzan sus objetivos ni resultados esperados y no cumplen plazos.
- La mitad de los proyectos de los Programas de Transformación requieren finalmente un 70 % de inversión superior a la inicialmente planificada.
El 17 % de los proyectos llegan a consumir el doble del presupuesto inicialmente aprobado. - Mas del 25 % de los Programas de Transformación fracasaron debido a la mala agestión de las dependencias entre dos o mas de sus proyectos.
El riesgo que tienen los Programas de Transformación de no obtener los objetivos marcados y los resultados esperados es muy elevado si no se estructuran los procesos de control necesarios y los niveles de aseguramiento requeridos.
Atlas' Programme Assurance (APA) Framework, una metodología para llevar hasta el éxito los Programas de Transformación
Para obtener los resultados esperados, es necesario que los Programas de Transformación sean controlados de forma eficiente, ese es el objetivo principal de Atlas´ Programme Assurance (APA) Framework. Este marco de trabajo de Atlas proporciona una sólida metodología para asegurar que los Programas de Transformación cumplen con sus objetivos y con los resultado esperados, manteniéndose siempre visibles y dentro del control del gobierno corporativo.
Entre las principales causas por las que los Programas de Transformación no alcanzan los objetivos marcados, destacan las siguientes:
- Estimaciones iniciales deficientes o definiciones débiles de los requisitos en la etapa de planificación.
- Metas poco claras y objetivos definidos.
- Posible incapacidad de los proveedores para cumplir con los compromisos. Incapacidades no identificadas y resueltas a tiempo.
- Falta de comunicación y actuación en equipo involucrado.
- Habilidades inapropiadas.
- Mala planificación de proyectos.
- Caso de negocio inicial mal estructurado y débil.
- Falta de participación y apoyo de la alta dirección.
APA Framework fue diseñado para asegurar la calidad de los Programas de Transformación a tres niveles diferentes:
Estrategia | Implementación | Operativa
La cobertura de estos tres niveles es la mejor manera de garantizar, en todo momento, un aseguramiento adecuado de la calidad en cada nivel de gestión y para cualquier proyecto de transformación. Este enfoque engloba una teoría de gestión empresarial más amplia, no solo de gestión de proyectos, el enfoque da también cobertura a Programas de Transformación Global dentro de la organización. La gestión correcta de la calidad en estos tres niveles asegura la traducción del pensamiento estratégico en acciones concretas ejecutadas de manera apropiada, asegurando el éxito en la consecución de los objetivos planificados.
APA Framework da cobertura a todas las metodologías de gestión de proyectos; metodologías tradicionales (Waterfall) y metodologías Ágiles. Además, pone a disposición de los clientes unos cuadros de mando que proporcionan una visión completa y actualizada de la situación real del Programa de Transformación y los proyectos que lo conforman. Los cuadros de mando se construyen en tiempo real con la información disponible mediante el uso de diferentes herramientas tecnológicas.
Los beneficios que nuestros clientes reciben al desplegar Atlas’ Programme Assurance Framework son:
- Disponer de una retroalimentación objetiva, independiente y práctica. Somos capaces de “decir las cosas como son”. Siempre tenemos una visión imparcial sobre el progreso y los riesgos del Programa.
- Identificación temprana del riesgo que impactan sobre la consecución de los objetivos, con medidas mitigatorias para aumentar la probabilidad de éxito del proyecto.
- Disponer de un informe que ofrece una visión detallada del progreso del Programa, con datos actualizados al poder extraer la información de las fuentes cada vez que se genera el informe.
- Proporcionar una visión compartida al equipo directivo. La información estará disponible a todo el equipo directivo en todo momento.
- Optimización de los esfuerzos. Centrando el trabajo del equipo de Atlas Value Management sobre la construcción de recomendaciones estratégicas para asegurar el éxito del Programa y no en la construcción de informes.
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